5 секретов перехода на электронный документооборот
Только 36 % компаний России полностью осуществили переход на электронный документооборот. По данным OFD.ru оставшиеся компании работают с бумагой или используют бумажные документы вместе с цифровыми.
Как же помочь вашей компании присоединиться к продвинутому меньшинству?
Специалисты ДИТ делятся секретами перехода на цифровые документы.
Как же помочь вашей компании присоединиться к продвинутому меньшинству?
Специалисты ДИТ делятся секретами перехода на цифровые документы.
1. Запаситесь терпением
Если ваши процессы изначально «бумажные», то нужно время для того, чтобы подразделения вашей компании перестроились. Помните, что люди сотни лет использовали бумажные документы и только тренды последних лет изменили положение дел.
Никого уже не удивить электронными договорами и цифровыми подписями, но массового перехода на электронный документооборот мы пока не видим. Автоматизировать нужно, как правило, много, скрупулезно, возвращаясь на шаг назад, чтобы сделать два шага вперед. Подробнее о кейсах в области электронного документооборота по ссылке.
Если ваши процессы изначально «бумажные», то нужно время для того, чтобы подразделения вашей компании перестроились. Помните, что люди сотни лет использовали бумажные документы и только тренды последних лет изменили положение дел.
Никого уже не удивить электронными договорами и цифровыми подписями, но массового перехода на электронный документооборот мы пока не видим. Автоматизировать нужно, как правило, много, скрупулезно, возвращаясь на шаг назад, чтобы сделать два шага вперед. Подробнее о кейсах в области электронного документооборота по ссылке.
2. Определитесь с системой для перехода на электронный документооборот
Если у вас ее еще нет или у вас есть сложности с текущим состоянием СЭД, то вы можете бесплатно получить консультацию наших специалистов. На рынке представлено большое количество систем электронного документооборота, операторов ЭДО и сервисов криптопровайдеров.
Важно не потеряться в этом многообразии и найти подходящее именно вам решение.
Если у вас ее еще нет или у вас есть сложности с текущим состоянием СЭД, то вы можете бесплатно получить консультацию наших специалистов. На рынке представлено большое количество систем электронного документооборота, операторов ЭДО и сервисов криптопровайдеров.
Важно не потеряться в этом многообразии и найти подходящее именно вам решение.
3. Определите список документов, которые вы будете переносить в электронный вид
Мы рекомендуем начать с делопроизводства. Автоматизировать блок канцелярии (письма, СЗ, приказы, распоряжения и протоколы).
В дальнейшем можно перейти на электронный документооборот в части бухгалтерских и юридических документов. Подключить то, что касается обмена через операторов ЭДО.
После этого можно перейти к кадровому документообороту.
Мы рекомендуем начать с делопроизводства. Автоматизировать блок канцелярии (письма, СЗ, приказы, распоряжения и протоколы).
В дальнейшем можно перейти на электронный документооборот в части бухгалтерских и юридических документов. Подключить то, что касается обмена через операторов ЭДО.
После этого можно перейти к кадровому документообороту.
4. Обратите внимание на юридическую сторону вопроса
Например, ФЗ № 63 от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи». Для разных видов документации будут необходимы разные технические средства.
Для обмена юридически значимыми договорами нужна специальная УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) или УУКЭП (усиленная усовершенствованная квалифицированная электронная подпись). Для перехода внутренних документов на электронный документооборот может быть достаточно простой электронной или неквалифицированной подписи.
В настоящий момент УКЭП на генерального директора можно получить в ФНС, а для остальных выпустить подписи для физ лиц и машиночитаемые доверенности.
Например, ФЗ № 63 от 06.04.2011 г. «Об электронной подписи». Для разных видов документации будут необходимы разные технические средства.
Для обмена юридически значимыми договорами нужна специальная УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись) или УУКЭП (усиленная усовершенствованная квалифицированная электронная подпись). Для перехода внутренних документов на электронный документооборот может быть достаточно простой электронной или неквалифицированной подписи.
В настоящий момент УКЭП на генерального директора можно получить в ФНС, а для остальных выпустить подписи для физ лиц и машиночитаемые доверенности.
5. Выстроить процесс непрерывного улучшения
Как правило, одного проекта перехода на электронный документооборот недостаточно, так как после перевода в цифровой вид возникают новые процессы, которые также требуют автоматизации. Например, работа с приглашениями к обмену в операторе ЭДО, маршрутизация входящих файлов и т. д.
Как правило, одного проекта перехода на электронный документооборот недостаточно, так как после перевода в цифровой вид возникают новые процессы, которые также требуют автоматизации. Например, работа с приглашениями к обмену в операторе ЭДО, маршрутизация входящих файлов и т. д.
Работа по переводу документации в цифровой вид непростая, но довольно реалистичная, если еще на старте найти хорошего и опытного партнера. При этом преимущества по переводу в цифру для крупного бизнеса колоссальные: это и снижение трудозатрат пользователей, и экономия на бумаге и комплектующих, и экономия на доставке.
Цифровые документы — это также ускорение и трансформация бизнес-процессов, возможность принятия управленческих решений на основе данных. Наша рекомендация для крупного бизнеса с бумажными или частично бумажными бизнес-процессами — обязательно посмотреть в сторону полного перехода на электронный документооборот.
Цифровые документы — это также ускорение и трансформация бизнес-процессов, возможность принятия управленческих решений на основе данных. Наша рекомендация для крупного бизнеса с бумажными или частично бумажными бизнес-процессами — обязательно посмотреть в сторону полного перехода на электронный документооборот.