Цифровой документооборот – электронно-цифровой аналог бумажного документооборота

Цифровой документооборот постепенно вытесняет бумажный:

· ФНС принимает большинство отчетов только в цифровом виде;
· Росстат полностью перешел на электронный формат;
· ПФР и ФСС ввели серьезные ограничения для сдачи отчетности на бумаге для стимулирования перехода на цифровой формат работы.

Остается все меньше сценариев, где на текущий момент невозможно заменить бумажный на цифровой документооборот, среди них можно назвать следующие

· Работа с государственной тайной;
· Оборонно-промышленная деятельность;
· Хранение архивов бумажных документов, которые были проведены через бумажный документооборот.

В остальных случаях компании могут принять решение о типе документооборота самостоятельно.

Главные отличие цифрового документооборота от бумажного:

· Подписания документов при помощи ЭЦП вместо ручного;
· Способ передачи – по каналу связи в место почты и курьерской службы;
· Хранения документов – в цифровой системе вместо физических носителей.

В каждом варианте документооборота есть свои плюсы и минусы.

Как видно из приведенной выше таблице цифровой документооборот имеет ряд существенных преимуществ относительно бумажного, ввиду чего многие современные компании, стремящихся к цифровой трансформации и оптимизации своих бизнес-процессов, уже перешли на электронных документооборот.

В России представлена широкая линейка систем цифрового документооборота:

· DocsVision;
· СБИС;
· DIRECTUM;
· DOCUMENTUM;
· БОСС-Референт и другие.

При правильном выборе и успешном внедрении СЭД можно получить высокоэффективное решение, многократно окупающее вложенные затраты.