Использование системы электронного документооборота для оптимизации затрат компании
Эффективный документооборот (или выстраивание системы документооборота) компании является одной из важнейших постоянных задач, на реализацию которой могут быть затрачены существенные ресурсы ввиду большого количества рутинных операций и необходимости фиксации результата.
При отсутствии автоматизации, документация может формироваться, распечатываться, согласовываться и подписываться вручную. При этом типовые операции могут отнимать колоссальное количество времени и требовать внушительных затрат, как на оплату работы специалистов компании, так и на покупку и обслуживание оргтехники.
Использование системы электронного документооборота позволяет сократить издержки и повысить экономическую эффективность бизнеса.
При отсутствии автоматизации, документация может формироваться, распечатываться, согласовываться и подписываться вручную. При этом типовые операции могут отнимать колоссальное количество времени и требовать внушительных затрат, как на оплату работы специалистов компании, так и на покупку и обслуживание оргтехники.
Использование системы электронного документооборота позволяет сократить издержки и повысить экономическую эффективность бизнеса.
Сокращение численности персонала при использовании системы электронного документооборота
Все рутинные операции при использовании системы электронного документооборота могут выполняться автоматически:
· Распознавание первичных документов;
· Проверка корректности заполнения документов;
· Автоматическое заполнение данных по заранее заложенным алгоритмам;
· Автоматическое назначение задач согласования документов и многое другое.
Время сотрудников может быть потрачено только на нетиповые задачи, которых значительно меньше. Тем самым может быть существенно сокращен штат сотрудников без потери эффективности.
Все рутинные операции при использовании системы электронного документооборота могут выполняться автоматически:
· Распознавание первичных документов;
· Проверка корректности заполнения документов;
· Автоматическое заполнение данных по заранее заложенным алгоритмам;
· Автоматическое назначение задач согласования документов и многое другое.
Время сотрудников может быть потрачено только на нетиповые задачи, которых значительно меньше. Тем самым может быть существенно сокращен штат сотрудников без потери эффективности.
Сокращение трудозатрат высокооплачиваемого персонала за счет использования системы электронного документооборота
Зачастую в согласовании документов участвует большое количество высокооплачиваемого персонала, например, главный бухгалтер, руководители департаментов, директор. Бумажный документооборот без использования системы электронного документооборота предполагает последовательное подписание документов всеми лицами, участвующими в согласовании. При этом согласующие могут располагаться далеко территориально, может потребоваться пересылка или доставка документов. Кроме того, существует вероятность утери или случайного повреждения документов, могут быть обнаружены ошибки в ходе согласования. В любом из этих случаев потребуется внесение изменений, повторное согласование и подписание пакета документов, что неизбежно приведет к дополнительным затратам. Использование системы электронного документооборота позволяет обмениваться документами в электронном виде. Внесение изменений не требуется дополнительных затрат и может быть выполнено оперативно. Территориальная удаленность согласующих также не имеет значения при удаленном подключении к системе. Пакет документов может быть сформирован, согласован и подписан в СЭД оперативно без дополнительных издержек.
Зачастую в согласовании документов участвует большое количество высокооплачиваемого персонала, например, главный бухгалтер, руководители департаментов, директор. Бумажный документооборот без использования системы электронного документооборота предполагает последовательное подписание документов всеми лицами, участвующими в согласовании. При этом согласующие могут располагаться далеко территориально, может потребоваться пересылка или доставка документов. Кроме того, существует вероятность утери или случайного повреждения документов, могут быть обнаружены ошибки в ходе согласования. В любом из этих случаев потребуется внесение изменений, повторное согласование и подписание пакета документов, что неизбежно приведет к дополнительным затратам. Использование системы электронного документооборота позволяет обмениваться документами в электронном виде. Внесение изменений не требуется дополнительных затрат и может быть выполнено оперативно. Территориальная удаленность согласующих также не имеет значения при удаленном подключении к системе. Пакет документов может быть сформирован, согласован и подписан в СЭД оперативно без дополнительных издержек.
Сокращение затрат на оргтехнику при использовании системы электронного документооборота
Вендор Docsvision предоставляет качественную техническую поддержку своих решения, а также различные дополнительные услуги, такие как «Авторский надзор», «Аудит развертывания», «Экстренная техническая поддержка».
Прием обращений организован круглосуточно через портал технической поддержки.
Вендор Docsvision предоставляет качественную техническую поддержку своих решения, а также различные дополнительные услуги, такие как «Авторский надзор», «Аудит развертывания», «Экстренная техническая поддержка».
Прием обращений организован круглосуточно через портал технической поддержки.
Сокращение затрат на хранение документации
По нормам российского законодательства первичная и бухгалтерская документация должна храниться достаточно длительное время (от нескольких лет до десятков лет). Если не использовать систему электронного документооборота, то для обработки документов необходимы дополнительные ресурсы и затраты: помещение, мебель и поддержание оптимальной физической среды для хранения документов. Все это может обходиться в существенную сумму в перерасчете на время хранения.
По нормам российского законодательства первичная и бухгалтерская документация должна храниться достаточно длительное время (от нескольких лет до десятков лет). Если не использовать систему электронного документооборота, то для обработки документов необходимы дополнительные ресурсы и затраты: помещение, мебель и поддержание оптимальной физической среды для хранения документов. Все это может обходиться в существенную сумму в перерасчете на время хранения.
Исключение риска потери документов в случае использования системы электронного документооборота
В ряде случаев потеря документов может привести к издержкам на его восстановление.
В СЭД с поддержкой версионности и многоуровневых корзин вероятность потери документов сведена к минимуму.
В ряде случаев потеря документов может привести к издержкам на его восстановление.
В СЭД с поддержкой версионности и многоуровневых корзин вероятность потери документов сведена к минимуму.
Наличие цифровых следов
Использование систем электронного документооборота предполагает сохранение всей истории подготовки, согласования и подписания документа. В любой момент Вы сможете отследить последовательность событий по любому документу без дополнительных затрат на ситуационный анализ.
Использование систем электронного документооборота предполагает сохранение всей истории подготовки, согласования и подписания документа. В любой момент Вы сможете отследить последовательность событий по любому документу без дополнительных затрат на ситуационный анализ.
Сокращение затрат на обмен документацией при использовании систем электронного документооборота
В СЭД вся документация передается по каналу цифровой связи, исключая издержки на почтовую и курьерскую службы.
А где придется увеличить затраты?
Использование системы электронного документооборота может потребовать существенных затрат на начальном этапе выбора и внедрения СЭД. Также нужно учитывать, что обслуживание СЭД обходится приблизительно в 10- 20% стоимости внедрения СЭД в год.
Дополнительной статьей расходов может стать обучение персонала по работе в выбранной СЭД.
В СЭД вся документация передается по каналу цифровой связи, исключая издержки на почтовую и курьерскую службы.
А где придется увеличить затраты?
Использование системы электронного документооборота может потребовать существенных затрат на начальном этапе выбора и внедрения СЭД. Также нужно учитывать, что обслуживание СЭД обходится приблизительно в 10- 20% стоимости внедрения СЭД в год.
Дополнительной статьей расходов может стать обучение персонала по работе в выбранной СЭД.
Использование системы электронного документооборота позволит сократить затраты на следующие аспекты деятельности организации:
· Обработка документов – в 3 раза;
· Печать, копирование, хранение и отправка документов – на 70-80%;
· Потеря документов – до 0;
· Экономия ФОТ сотрудников – на 20-50%.
При правильном выборе и успешном внедрении СЭД можно получить высокоэффективное решение, многократно окупающее вложенные затраты.
· Обработка документов – в 3 раза;
· Печать, копирование, хранение и отправка документов – на 70-80%;
· Потеря документов – до 0;
· Экономия ФОТ сотрудников – на 20-50%.
При правильном выборе и успешном внедрении СЭД можно получить высокоэффективное решение, многократно окупающее вложенные затраты.