Особенности внедрения СЭД в крупных компаниях
Цифровая трансформация стала неотъемлемой частью современных компаний. Система электронного документооборота (далее СЭД) является эффективным инструментом оптимизации внутренних и внешних процессов, а также затрат компании. Зачастую, внедрение СЭД в крупных компаниях является технически и организационно более сложной задачей, имеющей ряд особенностей, которые нужно учесть при проектировании системы.
Функциональные и технические требования при внедрении системы электронного документооборота
Каждый проект внедрения СЭД уникален и зависит от внутренней организации документооборота и протекающих бизнес-процессов.
На первом этапе важно максимально подробно проанализировать все этапы жизненного цикла документооборота компаний и описать, какими они должны быть. Особое внимание следует обратить на различия однотипных процессов в разных подразделениях компании и возможность их унификации. Большое количество различий в одинаковых процессах может привести к увеличению трудозатрат на внедрение, документирование и поддержку системы.
Ввиду использования системы большим количеством сотрудников различной технической квалификации, необходимо грамотно спроектировать интерфейс системы таким образом, чтобы он был удобным, интуитивно понятным и позволял выполнять операции с минимальными трудозатратами пользователей.
При внедрении СЭД для группы компаний необходимо отдельно продумать вариант облегченного документооборота между компаниями группы.
При проработке технических требований важно зафиксировать требования к скорости работы, возможности масштабируемости и обозначить программу нагрузочного тестирования системы.
Особое внимание при внедрении СЭД следует обратить на перспективы развития системы для грамотного проектирования архитектуры.
Каждый проект внедрения СЭД уникален и зависит от внутренней организации документооборота и протекающих бизнес-процессов.
На первом этапе важно максимально подробно проанализировать все этапы жизненного цикла документооборота компаний и описать, какими они должны быть. Особое внимание следует обратить на различия однотипных процессов в разных подразделениях компании и возможность их унификации. Большое количество различий в одинаковых процессах может привести к увеличению трудозатрат на внедрение, документирование и поддержку системы.
Ввиду использования системы большим количеством сотрудников различной технической квалификации, необходимо грамотно спроектировать интерфейс системы таким образом, чтобы он был удобным, интуитивно понятным и позволял выполнять операции с минимальными трудозатратами пользователей.
При внедрении СЭД для группы компаний необходимо отдельно продумать вариант облегченного документооборота между компаниями группы.
При проработке технических требований важно зафиксировать требования к скорости работы, возможности масштабируемости и обозначить программу нагрузочного тестирования системы.
Особое внимание при внедрении СЭД следует обратить на перспективы развития системы для грамотного проектирования архитектуры.
Выбор СЭД
При выборе ПО важно четкое понимание перечня задач, которые должны быть решены при внедрении СЭД. Необходимо ознакомиться с возможностями различных систем на рынке и выполнить сравнительный анализ соответствия систем функциональным и техническим требованиям к СЭД в рамках внедрения. Отдельное внимание стоит уделить уровню и SLA технической поддержки системы, а также наличию и разнообразию дополнительных модулей, сложности их внедрения в продуктивную систему.
Отдельной статьей расходов при эксплуатации СЭД является поддержка и развитие. Для крупной компании часто хорошим решением является формирование собственной технической команды поддержки на этапе внедрения СЭД. В этом случае необходимо дополнительно изучить рынок на предмет наличия и стоимости технических специалистов по выбранной СЭД.
При выборе ПО важно четкое понимание перечня задач, которые должны быть решены при внедрении СЭД. Необходимо ознакомиться с возможностями различных систем на рынке и выполнить сравнительный анализ соответствия систем функциональным и техническим требованиям к СЭД в рамках внедрения. Отдельное внимание стоит уделить уровню и SLA технической поддержки системы, а также наличию и разнообразию дополнительных модулей, сложности их внедрения в продуктивную систему.
Отдельной статьей расходов при эксплуатации СЭД является поддержка и развитие. Для крупной компании часто хорошим решением является формирование собственной технической команды поддержки на этапе внедрения СЭД. В этом случае необходимо дополнительно изучить рынок на предмет наличия и стоимости технических специалистов по выбранной СЭД.
Документирование
В ходе всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД необходимо следить за корректностью и полнотой комплекта документации (технический проект, пользовательские инструкции по всем ролям, руководство администратора, техническая документация разработчика).
При корректировке требований в ходе внедрения СЭД все изменения должны быть своевременно внесены с пакет документации.
Качественное документирование проекта позволит сократить затраты на поддержку программного обеспечения и снизить вероятность рисков получения неподдерживаемого решения.
Каким бы сложным ни было внедрение СЭД в крупной организации, при правильном проектировании и выборе ПО, а также качественном документировании решения, вложенные ресурсы многократно окупятся с получением эффективного инструмента оптимизации внутренних и внешних процессов.
В ходе всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД необходимо следить за корректностью и полнотой комплекта документации (технический проект, пользовательские инструкции по всем ролям, руководство администратора, техническая документация разработчика).
При корректировке требований в ходе внедрения СЭД все изменения должны быть своевременно внесены с пакет документации.
Качественное документирование проекта позволит сократить затраты на поддержку программного обеспечения и снизить вероятность рисков получения неподдерживаемого решения.
Каким бы сложным ни было внедрение СЭД в крупной организации, при правильном проектировании и выборе ПО, а также качественном документировании решения, вложенные ресурсы многократно окупятся с получением эффективного инструмента оптимизации внутренних и внешних процессов.