Внедрение электронного документооборота в компаниях со сложной организационной структурой
Внедрение электронного документооборота является одной из важнейших задач цифровой трансформации современных компаний. Особенности внедрения электронного документооборота в крупных компаниях были рассмотрены в отдельной статье. При внедрении электронного документооборота в компаниях со сложной организационной структурой важно обратить внимание на ряд дополнительных технических особенностей, решение для которых нужно продумать на этапе проектирования и выбора системы.
Одинаковые названия подразделений
При внедрении электронного документооборота в компаниях со сложной организационной структурой зачастую подразделения верхнего уровня содержат однотипные подчиненные подразделения, например, «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Отдел контроля качества». Большинство СЭД при отражении и выборе из справочника (подборе) никак не отделяют одноименные названия друг от друга.
При внедрении электронного документооборота в компаниях со сложной организационной структурой зачастую подразделения верхнего уровня содержат однотипные подчиненные подразделения, например, «Бухгалтерия», «Отдел кадров», «Отдел контроля качества». Большинство СЭД при отражении и выборе из справочника (подборе) никак не отделяют одноименные названия друг от друга.
Для пользователей это может стать серьезной проблемой, так как с высокой долей вероятности будет выбран одноименный отдел или департамент из другой ветки организационной структуры с запуском неверных маршрутов согласования и обработки. Хорошим решением в проектах внедрения электронного документооборота может являться суффиксная маркировка. Например, можно добавить сокращенное название дочерней компании в отображаемое название.
При этом необходимо учесть, что реальное название организационной единицы, которое будет использоваться при генерации документов и листов согласований, должно остаться неизменным.
Более сложный путь решения при внедрении электронного документооборота – ограничение набора подразделений, доступных для работы пользователя в зависимости от принадлежности учетной записи пользователя тому или иному отделу.
Одинаковые ФИО пользователей при внедрении электронного документооборота
Обычно в компаниях со сложной организационной структурой работает большое количество сотрудников и вероятность полных однофамильцев возрастает. При выборе таких пользователей в интерфейсе систем мы получаем ситуацию, аналогичную проблеме с одинаковыми названиями.
Можно применять аналогичное решение суффиксной маркировки, указывая, например, должность. Вероятность совпадения ФИО и должности у нескольких сотрудников крайне низка даже в очень крупных компаниях.
Обычно в компаниях со сложной организационной структурой работает большое количество сотрудников и вероятность полных однофамильцев возрастает. При выборе таких пользователей в интерфейсе систем мы получаем ситуацию, аналогичную проблеме с одинаковыми названиями.
Можно применять аналогичное решение суффиксной маркировки, указывая, например, должность. Вероятность совпадения ФИО и должности у нескольких сотрудников крайне низка даже в очень крупных компаниях.
Справочники
Справочники при внедрении электронного документооборота в компаниях со сложной структурой могут содержать большое количество одинаковых элементов для разных организационных единиц. В этом случае необходимо:
· заранее спроектировать древовидную структуру папок в справочниках, повторяющую организационную структуру компании
· выделить общие папки для хранения элементов, используемых в нескольких подразделениях
· особое внимание во время внедрения электронного документооборота следует уделить разграничению доступа к элементам справочников в соответствии с расположением в структуре - хорошим решением будет являться динамическое назначение прав.
Справочники при внедрении электронного документооборота в компаниях со сложной структурой могут содержать большое количество одинаковых элементов для разных организационных единиц. В этом случае необходимо:
· заранее спроектировать древовидную структуру папок в справочниках, повторяющую организационную структуру компании
· выделить общие папки для хранения элементов, используемых в нескольких подразделениях
· особое внимание во время внедрения электронного документооборота следует уделить разграничению доступа к элементам справочников в соответствии с расположением в структуре - хорошим решением будет являться динамическое назначение прав.
Общие процессы
Зачастую в разных однотипных отделах организации со сложной структурой в ходе проекта внедрения электронного документооборота могут быть автоматизированы общие процессы. В ходе проектирования внедрения участие в согласовании бизнес-процессов принимают все заинтересованные стороны. Далее в период эксплуатации могут поступать различные запросы на изменения бизнес-процессов от определенных департаментов. Для сокращения трудозатрат очень важно обращать внимание на использование процесса в других структурных единицах, и на этапе проектирования изменений при внедрении электронного документооборота запрашивать согласование всех участников, использующих улучшаемый бизнес-процесс.
Также рекомендуется максимально унифицировать похожие процессы разных отделов, чтобы в период поддержки системы вносить изменения в один бизнес-процесс, а не корректировать несколько. Данная практика может существенно уменьшить затраты на поддержку системы.
Зачастую в разных однотипных отделах организации со сложной структурой в ходе проекта внедрения электронного документооборота могут быть автоматизированы общие процессы. В ходе проектирования внедрения участие в согласовании бизнес-процессов принимают все заинтересованные стороны. Далее в период эксплуатации могут поступать различные запросы на изменения бизнес-процессов от определенных департаментов. Для сокращения трудозатрат очень важно обращать внимание на использование процесса в других структурных единицах, и на этапе проектирования изменений при внедрении электронного документооборота запрашивать согласование всех участников, использующих улучшаемый бизнес-процесс.
Также рекомендуется максимально унифицировать похожие процессы разных отделов, чтобы в период поддержки системы вносить изменения в один бизнес-процесс, а не корректировать несколько. Данная практика может существенно уменьшить затраты на поддержку системы.
Внедрение электронного документооборота в компаниях со сложной организационной структурой является технически сложной задачей. Но при правильном проектировании с учетом обозначенных особенностей можно получить эффективное решение, многократно окупающее вложенные ресурсы.